Asistente Administrativo Matutino

1. Facturación:
Elaboración de facturas: Crear y emitir facturas por productos o servicios según las órdenes de compra o contratos.

Revisión de documentos: Asegurar que toda la documentación necesaria esté completa y precisa para la facturación.

Gestión de pagos: Registrar los pagos recibidos y realizar seguimiento para asegurar que las facturas sean pagadas puntualmente.

Control de pagos pendientes: Monitorear las cuentas por cobrar y realizar recordatorios a clientes sobre pagos atrasados.

2. Contabilidad:
Registro de transacciones: Registrar y categorizar las transacciones financieras en el sistema contable (ventas, compras, egresos, ingresos, etc.).

Conciliaciones bancarias: Realizar la conciliación de las cuentas bancarias, asegurando que todos los movimientos estén correctamente reflejados en los libros contables.

3. Cuentas por Cobrar:
Gestión de cuentas vencidas: Realizar seguimiento de las cuentas por cobrar para asegurarse de que los pagos se realicen dentro de los plazos establecidos.

Comunicaciones con clientes: Contactar a los clientes para acordar plazos de pago, discutir problemas de facturación o realizar ajustes necesarios.

Control de clientes morosos: Identificar clientes morosos y aplicar procedimientos internos para la recuperación de pagos.

Actualización de registros: Mantener actualizada la base de datos de clientes, incluyendo información de contacto y saldos pendientes.

4. Despacho:
Coordinación de envíos: Gestionar el despacho de productos o servicios a los clientes, asegurando que los tiempos de entrega sean cumplidos.

Control de inventarios: Mantener registros de inventario actualizados y asegurar la correcta recepción y despacho de productos.

Seguimiento de entregas: Hacer seguimiento de los despachos para garantizar que los productos lleguen en buen estado y en el tiempo acordado.

Documentación de envíos: Elaborar y archivar los documentos relacionados con los envíos (boletas de entrega, guías de despacho, etc.).

5. Gerencia General:
Apoyo administrativo a la gerencia: Proporcionar soporte general al equipo de gerencia, incluyendo la organización de reuniones, viajes y eventos.

Manejo de agenda: Coordinar y gestionar la agenda de la gerencia, asegurando que las reuniones y compromisos estén bien organizados.

Elaboración de informes: Preparar informes de gestión y presentaciones para la gerencia, basados en datos financieros y operativos.

Comunicación interna: Facilitar la comunicación entre los diferentes departamentos y la gerencia, asegurando que la información fluya de manera eficiente.

Control de documentación: Organizar y archivar documentos importantes para la empresa, asegurando que sean fácilmente accesibles cuando se necesiten.

6. Otras tareas generales:
Atención telefónica y correos electrónicos: Responder llamadas y correos electrónicos, redirigiendo consultas o resolviendo problemas administrativos.

Manejo de proveedores: Gestionar las relaciones con proveedores, solicitando cotizaciones, negociando términos y haciendo pedidos cuando sea necesario.

Cumplimiento de políticas internas: Asegurar que todas las actividades administrativas y financieras se realicen de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa.